Fundamentos de proyect managent

 

El alcance del proyecto

• El alcance del proyecto es todo lo que incluye y no incluye un proyecto.
• El alcance nos define los límites de nuestro proyecto y nos ayuda a establecer las metas y objetivos del mismo.
• Para elaborar el alcance del proyecto, debemos hacer una descripción detallada y exacta del producto, servicio o resultado que obtendremos una vez sea ejecutado nuestro proyecto.
• El documento del alcance debe ser muy claro y preciso para que todo el equipo pueda entenderlo.

Elementos del alcance

El alcance debe incluir los siguientes elementos:

• Justificación: ¿Qué es el proyecto? Es la explicación de qué se va a hacer, por qué se va a hacer y qué se va a lograr con el proyecto.
• Aprobación: ¿Quién aprueba? Son las personas que tienen autoridad para validar las diferentes fases del proyecto y dar el visto bueno para continuar o modificar el plan.
• Metodología: ¿Cómo se completará el proyecto? Es el enfoque, las fases y las tareas que se van a realizar para ejecutar el proyecto. Se puede usar una línea de tiempo única o dividir el proyecto en fases con tiempos específicos.
• Entregables: ¿Qué se producirá? Son los resultados que se obtendrán con la ejecución del proyecto. Pueden ser tangibles o intangibles, dependiendo del tipo de proyecto.
• Cronograma: ¿Cuándo se entregará? Es el cronograma que establece los plazos para completar cada fase y entregar el producto final del proyecto.
• Presupuesto: ¿Cuánto costará? Es la estimación de los costos del proyecto que se hizo al inicio del mismo. Incluye también el cronograma de pago que indica los pagos que se recibirán y los que se harán durante el proyecto.
• Alcance positivo y negativo: ¿Qué está incluido y qué no está incluido? Son los criterios que delimitan las responsabilidades del equipo antes, durante y después del proyecto. También sirven para evitar cambios innecesarios o imprevistos en el alcance

Para gestionar exitosamente un proyecto debemos definir las metas y los objetivos de este.

Alcance

• Nos indica cuales son los límites de lo que yo haré dentro de mi proyecto.

• “Es todo lo que incluye y no incluye un proyecto. Elaboramos una descripción detallada y exacta del producto, servicio o resultado que obtendremos una vez sea ejecutado nuestro proyecto.”

• Esto es un trabajo en equipo porque todos debemos saber que es lo que vamos a hacer en el proyecto y que es lo que no. Este documento debe ser rigurosamente claro, conciso y preciso de todos los elementos que conforman el proyecto

¿Qué debe de incluir el alcance?

• ¿Qué es el proyecto?, ¿por qué está sucediendo? y ¿qué logrará?
• ¿Quién aprueba?
• ¿Cómo se completará el proyecto?
  (enfoque + fases + tareas)
• ¿Qué se producirá?
  (resultados)
• ¿Cuándo se entregará?
  (cronograma)
• ¿Cuánto costará?
  (estimación + cronograma de pago)
• ¿Qué está incluido y qué no está incluido

• Finalidad: Razón por la cual quiero crear un proyecto. ¿Por qué significa algo para mi? ¿Qué quiero lograr?
• Beneficiarios: Los que se veran beneficiadas de mi proyecto. A donde me quiero dirigir, es social o proyecto personal donde me puedo beneficiar.
• Producto/Servicio: Viene con el resultado de nuestra ejecución. No debemos confundirlo como resultado final.
• Actividades: Todo proyecto se divide en tareas o etapas. Deben tener un orden logico para que el proyecto evolucione correctamente. No todas las tareas son importantes, por lo cual hay que jerarquizarla.
• Calendario: Fechas y plazos de desarrollo para cada tarea. El calendario puede ser flexible.
• Recursos: Son materiales y humanos. En materiales, contamos con todo lo tangible para crear el producto/servicio y los humanos son todos los que contamos con su ayuda para poder crear el producto/servicio.
• Presupuesto: Es la financiación del proyecto. Hay que ser especifico al establecer los gastos y costos por tarea y por actividad.
• Resultado: Es la culminación del proyecto y de sus distintos ciclos o fases. Hay que evaluar si culminamos con eficiencia cada fase o ciclo

Ciclos de un proyecto

1.- _Inicio _(necesidad de realizar, estudio de factibilidad)
2.- _Planificación _(creación de plan solido para responder interrogantes de la siguiente etapa)
3.- _Ejecución _(practica de todo lo planificado en las etapas anteriores)
4.- Supervisión y control (simultáneamente a la ejecución, mediante entregables para que el proyecto lleve su curso normal)
5.- _Cierre _(culminación de etapas del proyecto, comunicar el cierre y analizar los resultados, dejar evidencia de los resultados obtenidos)

Ciclos de un proyecto

1. Inicio del proyecto:

   • Se desarrollan 2 documentos, que serán evaluados por un comité de toma de decisiones que lo aprueban
     • Caso de negocio: se especifica la necesidad de realizar este proyecto
     • Estudio de factibilidad: se determina que si con los recursos, el tiempo y el financiamiento es posible realizar el proyecto en tiempo y forma y de manera satisfactoria

2. Planificación:

   • Aquí se crea un plan sólido que va a proveer respuestas que surgirán en la etapa de ejecución, aquí se platínica, se crea claridad y se traza un camino a seguir

3. Ejecución:

   • Se pone en práctica la planificación se debe asignar los recursos y velar porque cada parte del proyecto este realizando lo que le toca en tiempo y forma

4. Supervisión y control:

   • Es necesario que desde la planificación se cree un plan de supervisión de cada uno de los entregables o de los procesos que estés ejecutando, es importante anticipar cualquier riesgo o crisis que podamos afrontar y solucionarla en el momento

5. Cierre:

   • comunicar el cierre, hacer retrospectiva y crear un documento donde plasmemos las
   •  lecciones aprendidas con el fin de mejorar